Publié le 05/04/2012 Dans Press Releases
Le texte suivant est issu d'un communiqué de presse et ne reflète en rien l'opinion de la rédaction.
Bruxelles, le 5 avril 2012 – Ricoh Belgium, spécialiste des solutions bureautiques, des services de documents gérés, des services informatiques et de l'impression de production, a été choisie par la Ville de Wavre pour l’aider à améliorer son service aux citoyens en accélérant ses processus documentaires et en professionnalisant davantage ses prestations de service par l’implémentation du logiciel CitizenFile, la solution de Ricoh pour la gestion de dossiers et le traitement du courrier. Cette collaboration s’inscrit dans une volonté d’accroître l’efficacité de l’administration et sa réactivité par rapport aux demandes des citoyens.
Le citoyen attend des organismes publics qu’ils réagissent toujours plus rapidement et de manière plus appropriée à ses besoins d’information. La simplification administrative est devenue un concept mais cette mission n’est pas simple. En effet, 95 % des décisions prises par un organisme public reposent sur des documents, au format papier ou numérique. Des milliers de documents parcourent souvent un trajet difficile à travers l’organisation avant d’être finalement conservés dans des archives papier. Cela donne lieu à d’importants délais de traitement et de réponse. A Wavre, on ne l’entend pas de cette oreille… Ainsi, la Ville de Wavre a demandé à Ricoh Belgium de l’aider à accélérer ses processus documentaires.
CitizenFile, une approche différente pour les administrations
CitizenFile permet de structurer une grande quantité d’informations, en optant pour une gestion électronique du courrier, via un workflow structuré. Pendant l’enregistrement du courrier, l’ensemble des questions, messages, demandes et plaintes des citoyens ou des entreprises sont automatiquement rationalisés : tout message entrant – que ce soit par courrier, téléphone, fax, e-mail, e-guichet ou autre – est enregistré et/ou scanné de manière centralisée. Ces informations sont ensuite envoyées via le logiciel de workflow aux services et collaborateurs en charge de leur traitement. Des actions, comme l’envoi d’une lettre de réponse, sont également liées à ces workflows. Les lettres entrantes et sortantes sont automatiquement jointes les unes aux autres afin de pouvoir composer un dossier complet. De cette façon, les chefs de départements et de services peuvent vérifier à tout moment qui traite un dossier donné, quel en est le statut et si les délais fixés seront respectés. Grâce aux options statistiques étendues, il est également possible de générer des listes récapitulatives, un résumé de la correspondance à jour et de mesurer les délais de traitement. La formation de dossiers, électronique et centralisée, constitue la base de la solution Ricoh pour l’enregistrement du courrier et la gestion des dossiers. Toute l’information reçue ou produite – sous quelque forme que ce soit – est numérisée et ajoutée, facilement et automatiquement, aux dossiers concernés. L’utilisateur dispose donc d’une vue d’ensemble de tous les dossiers qu’il gère. Qui plus est, aucun document ne se perd et le travail répétitif est évité.
« Avec CitizenFile, ce que nous proposons aux administrations, ce n’est ni un software fermé et peu évolutif pour lequel il faut payer des sommes astronomiques avant de procéder à toute modification, ni un software consommateur de temps et d’argent qui opère à contre-courant des réalités du terrain », souligne Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium & Luxembourg. « Le package CitizenFile proposé à Wavre est pour sa part construit et adapté sur mesure pour les autorités locales. Une équation subtile entre prix décent, contenu pertinent et évolutivité du produit ».
Ville de Wavre : l’ajout du logiciel CitizenFile à un système « développé maison »
Avant de faire appel à Ricoh Belgium et son logiciel CitizenFile, la Ville de Wavre utilisait un système d’indicatage de courrier développé par l’administration elle-même. Ce système est développé et configuré en portail. C’est via ce portail que les collaborateurs avaient la possibilité de prendre connaissance de leur courrier. Certes, cela fonctionnait… Cependant, CitizenFile permet d’augmenter le potentiel de leur outil.
Afin de structurer au mieux la grande quantité d’informations dans une ville telle que celle de Wavre, les documents sont distribués et disponibles de manière électronique avec les caractéristiques liées à ce mode de fonctionnement. « La rapidité, l’absence de frais de transports intersites, la diminution de la duplication des documents et le fait que tous les collaborateurs travaillent sur une version identique des documents constituent des avantages considérables », explique Eric Gryson. Parallèlement, l’accès à certains fichiers peut être limité pour certains utilisateurs. Il est également prévu un back-up informatique et une assurance au niveau des droits des collaborateurs qui ne pourront pas toujours modifier ou créer un document à leur guise. Pour Ricoh, la sécurisation passe également par d’autres paramètres indispensables. « CitizenFile met également en avant la centralisation des informations en tant qu’outil de la sécurisation. De cet aspect, découle aussi un login sécurisé des activités, tant du système que des utilisateurs, mais aussi des fonctionnalités de recherche globale et avancée ».
Une implémentation réussie
L’implémentation du package CitizenFile à la Ville de Wavre se traduit en deux phases. Le premier pan du package CitizenFile est pour sa part déjà fonctionnel. Implémentée depuis décembre dernier, l’application CitizenFile relative à l’archivage, la gestion des courriers scannés et d’autres flux documentaires, porte déjà ses fruits. « Avant le nouveau logiciel, prendre connaissance du courrier était un processus fastidieux soumis au préalable à l’encodage manuel par catégories de fichiers. A présent, il est plus facile de consulter tous les types de documents », explique Christian Loosfelt, Informaticien Programmeur Analyste à la Ville de Wavre. L’implémentation de CitizenFile a également facilité les processus de scan. « Les possibilités de scan ont été multipliées quasiment à l’infini, le système est devenu beaucoup plus souple grâce au large éventail de structures de codage ». Une amélioration à laquelle s’ajoute aussi le système de reconnaissance de texte, autorisant une recherche par mots-clés dans la base de données.
La Ville de Wavre bénéficie également d’un suivi permanent via le hepdesk de Ricoh Belgium. L’entreprise assure une réaction dans les quatre heures en cas de problème. « Nous n’avons pas encore eu de demande de support de leur part mais nous restons en permanence à l’écoute pour compléter ou améliorer CitizenFile », assure Eric Gryson.
| A propos de Ricoh |
Ricoh est une entreprise technologique globale, spécialisée en équipement d’imagerie bureautique, de solutions pour l’impression de production, de systèmes de gestion documentaires et de services IT. Depuis ses quartiers généraux au Japon, le Groupe Ricoh est opérationnel dans plus de 200 pays et régions. Pour l’année fiscale qui s’est achevée fin mars 2011, le Groupe Ricoh a réalisé des ventes à travers le monde pour un montant de 1,942 milliards de yen (environ 23 milliards $ et 17,74 milliards €).
La majorité des revenus de l’entreprise proviennent des produits, solutions et services qui améliorent l’interaction entre les personnes et les informations. Ricoh produit également des appareils-photos digitaux maintes fois récompensés et des produits industriels spécialisés. Ricoh est largement reconnue pour la qualité de sa technologie, le niveau exceptionnel de son service à la clientèle et ses initiatives durables.
Sous le slogan corporate imagine. change. Ricoh aide les entreprises à transformer leur manière de travailler et à exploiter l’imagination collective de leurs employés.
Pour plus d’informations, visitez :
www.ricoh.be
Le citoyen attend des organismes publics qu’ils réagissent toujours plus rapidement et de manière plus appropriée à ses besoins d’information. La simplification administrative est devenue un concept mais cette mission n’est pas simple. En effet, 95 % des décisions prises par un organisme public reposent sur des documents, au format papier ou numérique. Des milliers de documents parcourent souvent un trajet difficile à travers l’organisation avant d’être finalement conservés dans des archives papier. Cela donne lieu à d’importants délais de traitement et de réponse. A Wavre, on ne l’entend pas de cette oreille… Ainsi, la Ville de Wavre a demandé à Ricoh Belgium de l’aider à accélérer ses processus documentaires.
CitizenFile, une approche différente pour les administrations
CitizenFile permet de structurer une grande quantité d’informations, en optant pour une gestion électronique du courrier, via un workflow structuré. Pendant l’enregistrement du courrier, l’ensemble des questions, messages, demandes et plaintes des citoyens ou des entreprises sont automatiquement rationalisés : tout message entrant – que ce soit par courrier, téléphone, fax, e-mail, e-guichet ou autre – est enregistré et/ou scanné de manière centralisée. Ces informations sont ensuite envoyées via le logiciel de workflow aux services et collaborateurs en charge de leur traitement. Des actions, comme l’envoi d’une lettre de réponse, sont également liées à ces workflows. Les lettres entrantes et sortantes sont automatiquement jointes les unes aux autres afin de pouvoir composer un dossier complet. De cette façon, les chefs de départements et de services peuvent vérifier à tout moment qui traite un dossier donné, quel en est le statut et si les délais fixés seront respectés. Grâce aux options statistiques étendues, il est également possible de générer des listes récapitulatives, un résumé de la correspondance à jour et de mesurer les délais de traitement. La formation de dossiers, électronique et centralisée, constitue la base de la solution Ricoh pour l’enregistrement du courrier et la gestion des dossiers. Toute l’information reçue ou produite – sous quelque forme que ce soit – est numérisée et ajoutée, facilement et automatiquement, aux dossiers concernés. L’utilisateur dispose donc d’une vue d’ensemble de tous les dossiers qu’il gère. Qui plus est, aucun document ne se perd et le travail répétitif est évité.
« Avec CitizenFile, ce que nous proposons aux administrations, ce n’est ni un software fermé et peu évolutif pour lequel il faut payer des sommes astronomiques avant de procéder à toute modification, ni un software consommateur de temps et d’argent qui opère à contre-courant des réalités du terrain », souligne Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium & Luxembourg. « Le package CitizenFile proposé à Wavre est pour sa part construit et adapté sur mesure pour les autorités locales. Une équation subtile entre prix décent, contenu pertinent et évolutivité du produit ».
Ville de Wavre : l’ajout du logiciel CitizenFile à un système « développé maison »
Avant de faire appel à Ricoh Belgium et son logiciel CitizenFile, la Ville de Wavre utilisait un système d’indicatage de courrier développé par l’administration elle-même. Ce système est développé et configuré en portail. C’est via ce portail que les collaborateurs avaient la possibilité de prendre connaissance de leur courrier. Certes, cela fonctionnait… Cependant, CitizenFile permet d’augmenter le potentiel de leur outil.
Afin de structurer au mieux la grande quantité d’informations dans une ville telle que celle de Wavre, les documents sont distribués et disponibles de manière électronique avec les caractéristiques liées à ce mode de fonctionnement. « La rapidité, l’absence de frais de transports intersites, la diminution de la duplication des documents et le fait que tous les collaborateurs travaillent sur une version identique des documents constituent des avantages considérables », explique Eric Gryson. Parallèlement, l’accès à certains fichiers peut être limité pour certains utilisateurs. Il est également prévu un back-up informatique et une assurance au niveau des droits des collaborateurs qui ne pourront pas toujours modifier ou créer un document à leur guise. Pour Ricoh, la sécurisation passe également par d’autres paramètres indispensables. « CitizenFile met également en avant la centralisation des informations en tant qu’outil de la sécurisation. De cet aspect, découle aussi un login sécurisé des activités, tant du système que des utilisateurs, mais aussi des fonctionnalités de recherche globale et avancée ».
Une implémentation réussie
L’implémentation du package CitizenFile à la Ville de Wavre se traduit en deux phases. Le premier pan du package CitizenFile est pour sa part déjà fonctionnel. Implémentée depuis décembre dernier, l’application CitizenFile relative à l’archivage, la gestion des courriers scannés et d’autres flux documentaires, porte déjà ses fruits. « Avant le nouveau logiciel, prendre connaissance du courrier était un processus fastidieux soumis au préalable à l’encodage manuel par catégories de fichiers. A présent, il est plus facile de consulter tous les types de documents », explique Christian Loosfelt, Informaticien Programmeur Analyste à la Ville de Wavre. L’implémentation de CitizenFile a également facilité les processus de scan. « Les possibilités de scan ont été multipliées quasiment à l’infini, le système est devenu beaucoup plus souple grâce au large éventail de structures de codage ». Une amélioration à laquelle s’ajoute aussi le système de reconnaissance de texte, autorisant une recherche par mots-clés dans la base de données.
La Ville de Wavre bénéficie également d’un suivi permanent via le hepdesk de Ricoh Belgium. L’entreprise assure une réaction dans les quatre heures en cas de problème. « Nous n’avons pas encore eu de demande de support de leur part mais nous restons en permanence à l’écoute pour compléter ou améliorer CitizenFile », assure Eric Gryson.
| A propos de Ricoh |
Ricoh est une entreprise technologique globale, spécialisée en équipement d’imagerie bureautique, de solutions pour l’impression de production, de systèmes de gestion documentaires et de services IT. Depuis ses quartiers généraux au Japon, le Groupe Ricoh est opérationnel dans plus de 200 pays et régions. Pour l’année fiscale qui s’est achevée fin mars 2011, le Groupe Ricoh a réalisé des ventes à travers le monde pour un montant de 1,942 milliards de yen (environ 23 milliards $ et 17,74 milliards €).
La majorité des revenus de l’entreprise proviennent des produits, solutions et services qui améliorent l’interaction entre les personnes et les informations. Ricoh produit également des appareils-photos digitaux maintes fois récompensés et des produits industriels spécialisés. Ricoh est largement reconnue pour la qualité de sa technologie, le niveau exceptionnel de son service à la clientèle et ses initiatives durables.
Sous le slogan corporate imagine. change. Ricoh aide les entreprises à transformer leur manière de travailler et à exploiter l’imagination collective de leurs employés.
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www.ricoh.be
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19/10/2026 @ 10:00:25
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