Aujourd’hui, les clients exigent des solutions innovantes de la part de leurs fournisseurs de technologie, des solutions qui leur procurent l’avantage concurrentiel dont ils ont besoin pour survivre dans un climat commercial et économique difficile. Pour autant, les entreprises n’augmentent pas les budgets IT qu’elles consacrent à l’acquisition de ces innovations, elles auraient même tendance à les diminuer. Rien de surprenant donc à ce qu’elles attendent davantage de valeur des investissements technologiques consentis et qu’elles recherchent aussi les moyens d’exploiter au maximum leur parc de périphériques installé.

Les entreprises ont du mal à s’attaquer à la question des coûts associés à l’impression et aux processus. Pourtant, elles subissent une pression énorme pour réduire ou mieux maîtriser leurs coûts d’impression, surtout les PME. Les systèmes multifonctions (MFP) contribuent à contrôler les coûts en fournissant une solution d’impression unique aux entreprises ; les revendeurs doivent donc sensibiliser leurs clients à cette option et leur expliquer comment tirer le meilleur parti possible de ces périphériques. L’achat d’un multifonction est moins cher que l’achat de plusieurs systèmes à fonction unique (imprimantes, copieurs, fax et scanners) et les coûts de fonctionnement sont également inférieurs. De plus, il est beaucoup plus simple d’entretenir une seule machine que plusieurs : il y a moins de consommables à commander, à stocker et à charger, et bien sûr, l'espace requis à l’installation est bien moindre.

Les multifonctions gagnent rapidement du terrain chez les indépendants et dans les entreprises comme moyen d'augmenter la productivité. Ces petits périphériques étonnent par leur polyvalence et leur simplicité d’utilisation et les modèles actuels offrent également une très grande fiabilité ainsi qu’une qualité élevée. Selon une étude réalisée par l’IDC, les multifonctions couleur dominent le marché mondial de l’impression, avec 62 % de toutes les ventes, soit 16,3 millions d’unités vendues dans le monde, au premier trimestre 2009.

Ces dix dernières années, les constructeurs tels que Xerox ont réalisé des progrès considérables en matière de développement et mis au point des multifonctions qui permettent aux clients d’atteindre leurs objectifs commerciaux – depuis les multifonctions de base, qui numérisent, impriment et copient, aux multifonctions entièrement intégrés qui sont programmables et personnalisables en fonction des exigences particulières de l’entreprise. Ces fonctionnalités sophistiquées sont rendues possibles grâce à l’intégration de logiciels permettant la facturation interne, les flux de production automatisés et la numérisation directe vers des destinations telles que dossiers, systèmes ERP, systèmes de gestion de contenu d’entreprise, serveur de messagerie ou de fax, sur simple pression d’une touche ou passage d'un badge d'identification. Ces multifonctions avancés appartiennent à une nouvelle catégorie, celle des « multifonctions intelligents ».

Lorsqu’ils sont connectés au réseau de l’entreprise, les multifonctions intelligents se transforment en véritable tours de contrôle, centralisant l’ensemble des tâches, en entrée et en sortie. Pour les plus sophistiqués, ils peuvent même gérer toutes les opérations simultanément, éliminant les temps d’attente. Ils peuvent numériser un document, envoyer un fax et imprimer un travail d’impression, tout cela en même temps – plus que de simples multifonctions, ce sont de véritables périphériques multitâches.

Cependant, il n’est pas nécessaire d’investir dans un nouveau multifonction pour améliorer la productivité. En effet, comme le montre une étude récente, l’utilisateur moyen exploite seulement 20 à 30 % des fonctions disponibles sur un multifonction. En d’autres termes, les multifonctions actuels proposent tellement de fonctions que nombre d'utilisateurs ne savent même pas qu'elles existent. Par exemple, il est possible de réaliser une réduction significative des coûts de papier simplement en réglant le mode de numérisation par défaut sur recto verso.

La question, pour les PME, est donc de savoir comment faire plus avec leurs multifonctions en réseau et réduire leurs coûts de fonctionnement. Et comment les revendeurs peuvent les aider à atteindre cet objectif.

La réponse est simple : éduquer, éduquer, éduquer. Les revendeurs doivent non seulement s’attacher à vendre du matériel et des logiciels, ils doivent aussi s’efforcer d’éduquer leurs clients et leur apprendre comment exploiter au maximum ces périphériques en leur faisant découvrir toutes les fonctionnalités disponibles.

Par exemple, le contrôleur intelligent Xerox de prochaine génération intègre toute une série de fonctions conçues pour offrir aux utilisateurs de multifonction une plus grande simplicité d’utilisation tout en leur permettant d’augmenter leur productivité et réduisant par ailleurs l’impact environnemental de la machine.

Grâce à une conception efficace et un nombre réduit de connexions à l’intérieur du système multifonction, le contrôleur SMart permet aux PME d’optimiser leur budget IT et de dépenser moins en formation, en maintenance et en support. Ces machines permettent d’automatiser les flux de production documentaire papier traditionnels (tels que la réception et le traitement des factures). Plus rapides, elles réduisent le nombre d'erreurs et assurent la diffusion des informations aux différents niveaux de l’organisation sans intervention manuelle. Et comme la sécurité reste au cœur des préoccupations dans les entreprises du savoir, le contrôleur intelligent intègre aussi des composants logiciels conçus spécialement pour assurer la connectivité en ligne et répondre aux exigences de sécurité accrues qu’elle implique.

Face à des budgets IT toujours plus serrés en 2010, Xerox prévoit d’assurer la protection des investissements en s’assurant que ses revendeurs offrent à leurs clients des périphériques capables d’évoluer et de s’adapter à leurs activités.