Le projet de Microsoft d'introduire l'archivage automatique dans Exchange Online a suscité une vague de réactions négatives de la part des administrateurs système. Cette nouvelle fonctionnalité était censée transférer automatiquement les anciens messages vers les archives lorsque la boîte de réception d'un utilisateur atteignait 90 % de sa capacité. Après une semaine de réactions négatives, Microsoft a annoncé le report du lancement et l'abandon de ce projet, qui devait entrer en vigueur le 15 octobre 2025. Une semaine seulement avant le déploiement prévu, Microsoft a annoncé une nouvelle fonctionnalité qui fonctionnerait automatiquement et sans possibilité de désactivation. L'annonce a été publiée le 7 octobre, l'activation étant prévue pour le 15 octobre. Ce court préavis a suscité l'indignation des administrateurs informatiques, qui estimaient que l'entreprise avait ignoré leurs besoins et les réalités du travail en entreprise. Les administrateurs ont souligné que toute modification de la politique de conservation des données nécessite un long processus de consultation, de tests et de communication interne. Un administrateur a indiqué que son organisation avait eu besoin de six mois pour établir une politique de conservation des messages, tandis que Microsoft tentait d'imposer une nouvelle solution en quelques jours seulement.

De nombreux spécialistes informatiques ont rappelé le principe qu'ils appliquent au quotidien : ne pas modifier les systèmes qui fonctionnent correctement. Ils estimaient que l'archivage automatique pouvait perturber les processus existants et perturber la gestion des e-mails. Un administrateur a indiqué que son entreprise utilise des notifications personnalisées pour avertir les utilisateurs lorsque leurs boîtes de réception sont pleines. Cela permet aux employés d'archiver ou de supprimer eux-mêmes les données inutiles. La nouvelle fonctionnalité de Microsoft les priverait de ce contrôle, et l'absence de notifications concernant le déplacement des messages pourrait semer la confusion chez les utilisateurs, qui ne sauraient pas où se trouvent leurs e-mails.

La révolte administrative avait également des fondements psychologiques. De nombreux experts ont interprété la nouvelle politique comme une tentative de restreindre leur autonomie et une ingérence de Microsoft dans la gestion de l'infrastructure de l'entreprise. Certains ont même écrit que l'entreprise commençait à « commander Exchange » au lieu de coopérer avec les administrateurs. Les commentaires sur le site officiel de Microsoft ont été abondamment critiqués, et certains experts ont fait part de leurs commentaires directement via les canaux partenaires. Les réactions négatives ont afflué à un tel rythme que Microsoft a été contraint de réagir avant même que la fonctionnalité ne soit disponible pour les utilisateurs.

Après plusieurs jours de confusion, l'entreprise a publié un communiqué annonçant la suspension du déploiement de l'archivage automatique. Ce communiqué précisait que cette décision avait été prise après examen des retours de la communauté d'administrateurs. Microsoft a annoncé un plan de déploiement révisé, mais n'a pas communiqué de nouvelle date de lancement pour la fonctionnalité. Selon des sources industrielles, l'entreprise prévoit de revenir au projet sous une forme modifiée, avec une option de retrait et un préavis plus long. De nombreux observateurs considèrent qu'il s'agit d'un cas rare de recul d'un géant technologique sous la pression du secteur.